Assistant.e aux ressources humaines | Human Resources Assistant

(English description below)

En tant que studio créatif plusieurs fois récompensé au Oscar, Framestore a travaillé avec certains des plus grands conteurs.euses d'histoires du cinéma d'aujourd'hui. Nous collaborons avec les réalisateurs.rices et les producteurs.rices tout au long du processus de production pour les aider à concevoir, planifier et créer des images magnifiques. Nous nous concentrons à trouver des solutions créatives innovantes pour soutenir leur vision et établir de nouvelles normes en matière d'effets visuels au cinéma.

Le département des ressources humaines est à la recherche d'un assistant.e aux ressources humaines pour rejoindre son équipe et couvrir les bureaux de Montréal et des États-Unis.

Responsabilités pour Montréal :

• Saisie, mise à jour et validation de données dans divers systèmes (création de comptes et mise à jour de données SIRH, abonnements à l'assurance collective et à la clinique virtuelle)

• Aide à la coordination de l'accueil des nouveaux employés (contrats et autres documents pour les nouveaux arrivants)

• Production de rapports et audit mensuels et trimestriels des données RH (informations sur les employés dans le SIRH, adhésions aux avantages sociaux, données d'immigration, effectifs)

• Gestion des communications RH concernant les jours fériés et autres rappels

• Gestion des demandes d'attestations d'emploi des employés et réponse aux demandes externes de vérification d'emploi

• Travail sur des analyses ponctuelles (utilisation des cours de français, expérience d'intégration, etc.)

• Soutien à l'équipe RH sur des projets locaux spécifiques

• Toute autre tâche connexe liée au poste

Responsabilités pour les États-Unis :

• Envoi des feuilles de temps des heures supplémentaires à l'équipe de planification (crewing) pour approbation

• Responsabilité des évaluations du personnel de Los Angeles et de New York

• Programmation et modification des calendriers pour les réunions

• Collecte de commentaires via la plateforme Tableau pour la liste

  - Suivi pour s'assurer qu'un nombre suffisant de commentaires a été reçu avant l'évaluation

• Envoi des auto-évaluations aux employés

  - Suivi pour s'assurer que les formulaires sont soumis avant la date de l'évaluation

• Mise à jour du tableau de suivi annuel des évaluations aux États-Unis une fois les formulaires complétés, incluant la mise à jour des dates d'évaluation

• Tenir les superviseurs informés des attentes concernant les évaluations

• Organisation et création des dossiers d'évaluation

• Tâches ponctuelles liées à la saisie de données RH, telles que l'administration de la plateforme de formation contre le harcèlement

• Bilinguisme (français et anglais, parlé et écrit) est requis

• Expérience en RH ou en administration est un atout

• Fort sens de l'éthique et respect de la confidentialité

• Souci du détail, proactivité, bonne capacité de concentration et travail autonome

• Fort sens du service à la clientèle

• Maîtrise de la suite Office nécessaire

• Maîtrise de la suite Google est un atout

• Études en ressources humaines, en relations industrielles ou expérience de travail dans un service RH est un atout

• Expérience avec un SIRH (Hi Bob) est également un atout

Informations supplémentaires :

• Contrat de 12 mois avec possibilité de prolongation

• Poste à temps plein, 40 heures par semaine, du lundi au vendredi

• Assurance collective flexible après 3 mois

• Accès à notre programme d'aide aux employés / santé mentale / télé-médecine dès le premier jour

• Travail hybride avec deux jours au bureau de Montréal

Déclaration d'accessibilité

Notre studio de Montréal est doté d'un accès universel, avec une entrée sans marches, des toilettes accessibles et des espaces calmes. Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif pour tous et nous continuons à améliorer l'accessibilité afin de nous assurer que tous les employés se sentent soutenus.

Processus d’application

Pour postuler, veuillez remplir le formulaire de candidature sur notre site ou envoyer votre curriculum vitae et votre portfolio à recruiters@framestore.com en indiquant comme objet : Assistant.e aux ressources humaines - Montreal

Framestore est un employeur garantissant l'égalité des chances. Nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous les employés.

Nous examinons toutes les candidatures manuellement et n'utilisons pas d'intelligence artificielle pour sélectionner les candidat(e)s. Si vous avez besoin d'ajustements ou d'aide au cours du processus de recrutement, n'hésitez pas à nous le faire savoir : nous serons heureux de répondre à vos besoins.

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Framestore is a multi Oscar-winning creative studio. We have worked with some of the greatest storytellers in film today. Collaborating with directors and producers across the complete filmmaking process to help design, plan and create beautiful images, we focus on finding innovative creative solutions to support their vision and set new standards for visual effects in cinema.

The Human Resources department is looking for a Human Ressources Assistant to join their team and cover the Montreal and USA locations.

Montreal Responsibilities:

• Data entry, updating and validation in various systems (HRIS account creation and data

  updating, Group Insurance and Virtual Clinic subscriptions)

• Assist with the coordination of onboarding new starters (contracts and other new starter

  documents)

• Monthly and Quarterly HR Data Reporting and Auditing (Employee information in HRIS,

• Benefits Enrollment, Immigration Data, Headcount)

• Manage HR communications for statutory holidays and other reminders

• Managing employee requests for confirmation letters and answer external employment

  verification requests

• Work on ad hoc analytics (French Classes Utilization, Onboarding Experience, etc.)

• Assist the HR team with specific local projects

• Any other tasks related to the position

USA Responsibilities:

• Send OT timesheets to crewing for approvals

• Ownership of LA and NY staff reviews (appraisals)

• Setting and changing calendar schedules for meetings

• Collecting feedback by using Tableau platform for list

  - Follow up to ensure enough feedback has been received before review

• Sending self-assessments to employees

  - Follow up to ensure forms are submitted before the review date

• Update Annual Review US Schedule mastersheet when forms are completed,

  including updating review dates

• Keep supervisors informed of review expectations

• Organization and filing creation of review

• Ad hoc HR data entry-related tasks, such as Anti-Harassment training platform administration.

Requirements:

• Bilingualism (spoken and written French and English) is a requirement

• HR or administrative experience an asset

• Strong sense of ethics and respect of confidentiality

• Detail oriented, proactivity, good capacity to concentrate and work autonomously

• Strong sense of customer service

• Knowledge of Office is necessary

• Knowledge of Google Suite is an asset

• Studies in human resources, industrial relations or work experience in an HR department are

  an asset

• Experience with an HRIS (Hi Bob) is also an asset

Additional Information:

• Contract of 12 months with a possibility of extension

• Full-time position, 40 hours per week from Monday to Friday

• Flex group-insurance after 3 months

• Access to our employee assistance/mental health/telemedicine program on day one

• Hybrid work with two days in Montreal office

Accessibility Statement

Our Montreal studio has universal access, with step-free entry, accessible toilets, and quiet spaces available. We are committed to providing an inclusive workplace for everyone and continue to improve accessibility to ensure all employees feel supported.

Application Process

To apply, please complete the linked application form or submit your resume and portfolio to recruiters@framestore.com with the subject line: Human Resources Assistant - Montreal

We review all applications manually and do not use artificial intelligence to screen candidates. If you require any adjustments or support during the application process, please let us know—we are happy to accommodate your needs.

Framestore is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees.