Coordinateur.trice des installations | Facilities Coordinator

Framestore est une société créative mondiale primée aux Oscars, Bafta et Emmy, qui travaille dans le cinéma, la publicité et les séries, avec un accent sur les projets d'animation et d'effets visuels.

Le coordinateur.trice des installations est responsable de l'efficacité générale du bâtiment au niveau de la maintenance et de ses opérations.  Il/elle travaille en collaboration avec le gestionnaire de bureau pour s'assurer que les opérations quotidiennes du studio sont de qualité et se coordonne régulièrement avec les différents départements.  Les responsabilités quotidiennes comprennent, sans s'y limiter, l'entretien, l'esthétique, les réparations, la sécurité et la sûreté du studio.  Le coordonnateur des installations travaille en parallèle avec le gestionnaire du bureau et sous la supervision du chef des installations de Montréal.

Ce que vous ferez :

• Superviser les projets quotidiens et ad hoc d'entretien et de rénovation définis par le chef des installations : réparations mineures, peinture, installations de bureaux debout, d'œuvres d'art et de panneaux acoustiques

• Gérer la queue de demande des installations, répondre à toutes les demandes du personnel concernant l'état environnemental du studio : éclairage, chauffage, refroidissement, etc

• Point de contact principal pour les fournisseurs de services de maintenance : techniciens de gestion du bâtiment, fournisseurs de services de maintenance externes

• Gérer un programme de maintenance préventive pour les installations afin de s'assurer que les besoins de toutes les parties concernées sont satisfaits

• Mettre à jour le logiciel de gestion du lieu de travail en fonction des besoins et assurer la liaison avec les responsables, les employés et le département des systèmes pour veiller à ce que tous les déménagements soient effectués en temps voulu, sous la supervision du chef des installations

• Travaille avec le responsable des installations pour s'assurer que toutes les évaluations pertinentes en matière de santé et de sécurité et de risques d'incendie sont effectuées aux moments opportuns, en collaboration avec les RH

• Membre du comité de santé et de sécurité : assurer que toutes les tâches de santé, de sécurité et de prévention concernant les installations sont effectuées aux moments opportuns

• Assurer le fonctionnement des normes de sécurité physique à tout moment, notamment en aidant le chef des installations à préparer les audits de sécurité des clients de Framestore, en gérant le système de sécurité (alarmes, lecteurs de badges), les audits de télévision en circuit fermé et l'équipe de sécurité sur place

• Travailler en collaboration avec le département des systèmes pour s'assurer que toutes les installations et technologies des salles de réunion et de vision fonctionnent efficacement à tout moment

• Responsable de de l'installation des œuvres d'art murales avec l'aide des responsables de l'esthétique du studio

• Effectuer des recherches sur les projets d'infrastructure à long terme pour le studio de Montréal, y compris sur l'étendue des travaux, les plans de projet et les budgets

• Agir en tant que deuxième point de contact avec le propriétaire du bâtiment et faire partie de l'équipe d'astreinte 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour les urgences

• Peut être appelé à effectuer des tâches supplémentaires, selon les besoins du chef des installations

Ce que nous recherchons : 

• 3 à 5 ans d'expérience dans un poste de technicien d'installations ou de maintenance dans une organisation professionnelle

• Expérience de travail avec des outils de gestion des tickets, des systèmes de surveillance et des logiciels de gestion du lieu de travail

• Expérience des mesures d'entretien préventif en matière de CVC, de mécanique/électricité, de santé et de sécurité environnementales et/ou d'automatisation des bâtiments

• Volonté de travailler sur place à temps plein, occasionnellement sur appel, tôt le matin, le soir ou la fin de semaine

• Bilinguisme et excellentes aptitudes à la rédaction en français et en anglais

• Excellent esprit d'équipe, excellentes aptitudes à la communication et capacité à travailler avec des personnes à tous les niveaux de l'organisation

• Une approche pratique pour apporter une contribution positive à l'expérience des clients internes de Framestore

• Un grand souci du détail, de l'organisation et de l'administration ;

• Travailleur autonome : personnalité engageante avec un désir d'amélioration continue

• Flexible, adaptable et fiable.  Capable de résoudre des problèmes et de trouver des solutions

• Compétences en matière de service à la clientèle.  Attitude avenante et amicale avec un fort désir de réussite

• Capacité à hiérarchiser les charges de travail et à effectuer plusieurs tâches à la fois

• Maîtrise de l'outil informatique (Windows, Gsuite, MS Office, Adobe Illustrator, AutoCAD).

Vous pourriez également avoir : 

• Connaissance du MEPF : mécanique, électricité, plomberie et protection incendie

• Expérience de travail avec des plans de construction

• Une passion pour l'industrie du film et des effets spéciaux

Framestore est fier d'employer des talents extraordinaires de tous genres, races, nationalités, religions, âges, capacités et orientations sexuelles. Nous souhaitons encourager et aider tous nos employés actuels et futurs à atteindre leur plein potentiel. Aucun candidat qui applique ne bénéficiera d'un traitement moins favorable sur une base quelconque lorsqu'il postule pour une carrière chez Framestore.

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Framestore is an Oscar, Bafta, and Emmy award-winning global creative company working in film, advertising, AR/MR/VR, theme park dark rides, and pre/post visualization work among many other creative endeavors.

The Facilities Coordinator is responsible for the overall building efficiencies from a maintenance and operations perspective.  This role works closely with the Office Manager to ensure that daily studio operations are at a high standard and coordinates regularly with various departments.  Daily responsibilities include, but are not limited to, the maintenance, aesthetics, repairs, safety and security of the studio.  The Facilities Coordinator works in parallel with the Office Manager and under the supervision of the Montreal Head of Facilities.

What you’ll do:

• Oversee daily and ad hoc maintenance and refurbishment projects as defined by the Head of Facilities: minor repairs, painting, standing desk, art, and acoustic panel installations

• Manage the Facilities ticketing queue, responding to any requests from staff with regard to the environmental state of the studio: lighting, heating, cooling, etc.

• Main point of contact for Facilities maintenance vendors: building management technicians, external maintenance providers

• Maintain a preventative maintenance schedule for the facility to ensure the needs of all relevant stakeholders are met

• Update the workplace management software as required and liaise with managers, employees and the Systems department to ensure that all moves are performed in a timely manner, under the supervision of the Head of Facilities

• Member of the Health & Safety Committee: ensure that all Facilities-related health, safety, and security tasks are carried out at the relevant times

• Ensure that Physical Security standards are maintained at all times, including supporting the Head of Facilities in preparation for security audits by Framestore clients, managing the security system (alarms, badge readers), CCTV audits, and on-site security team

• Work alongside the Systems department to ensure that all meeting and vision room installations and technology work effectively at all times

• Support the Head of Facilities with the installation of wall art with the guidance of studio aesthetics stakeholders

• Conducts research for longer term infrastructure projects for the Montreal studio, including scope of work, project plans, and budgets

• Acts as the second point of contact with the building landlord and be available as part of the 24/7 rotating, on-call facilities team for emergencies

• Can be called upon to perform additional tasks, as required by the Head of Facilities

What we’re looking for: 

• 3-5 years experience in a Facilities technician or maintenance role in a corporate setting

• Experience in preventative maintenance measures with respect to HVAC, mechanical/electrical, environmental health & safety, and/or building automation

• Willingness to work on-site full-time, occasionally on-call, early mornings, evenings or weekends

• Experience working with ticketing platforms, space monitoring systems, and workplace management software

• Bilingualism with excellent writing skills in both French and English

• A great team player with excellent communication skills and an ability to work with people at all levels within the organization

• Hands-on approach to make a positive contribution to the internal client experience at Framestore

• Strong attention to detail, organization, and administration

• Self-directed.  An engaging personality with a desire for continuous improvement

• Flexible, adaptable and reliable.  Able to problem solve and troubleshoot. 

• Strong customer service skills.  Personable and friendly attitude with a strong desire to succeed

• Ability to prioritise workloads and multitask

• Proficient computer skills in Windows, Gsuite, MS Office, Adobe Illustrator, AutoCAD

You might also have: 

• Knowledgeable in MEPF: mechanical, electrical, plumbing, and fire prevention

• Experience working with building plans

• A passion for the film/vfx industry

Framestore is proud to employ extraordinary talent across all genders, races, nationalities, religions, ages, abilities, and sexual preferences. We aim to encourage and support all of our current and future employees to achieve their potential. No job applicant will receive less favourable treatment on any basis when applying for a career with us.